Narození dítěte je povinno oznámit matričnímu úřadu zdravotnické zařízení, v němž byl porod ukončen, a to nejpozději do 3 pracovních dnů od narození dítěte. Nedošlo-li k oznámení zdravotnickým zařízením, má tuto povinnost jeden z rodičů (matka do 3 pracovních dnů od okamžiku, kdy je schopna tak učinit) - § 15 zákona č. 301/2000 Sb. o matrikách, jménu a příjmení a o změně některých souvisejících předpisů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon o matrikách").
Rodné listy novorozenců je nutné si vyžádat jedním z rodičů osobně na našem úřadě. Důvodem je povinnost ověření rodiči uváděných údajů z předložených dokladů (rodných listů rodičů, oddacích listů, občanských průkazů). Pro vystavení rodného listu novorozence je u manželských párů nutno před porodem vyplnit, oběma rodiči podepsat a v porodnici odevzdat Prohlášení k narození dítěte současně s oddacím listem.
U nemanželských dětí je důležité, zda bylo nebo nebylo k dítěti určeno souhlasným prohlášením rodičů otcovství. I v tomto případě musí odevzdat matka v porodnici Prohlášení k narození dítěte a další doklady, uvedené v prohlášení. Souhlasné prohlášení rodičů o určení otcovství doporučujeme sepsat před narozením dítěte, lze tak však učinit kdykoli po narození.
Rodiče dětí jsou včas informováni formou pozvánky, kde je zároveň uveden datum a hodina přijetí v obřadní síni. Pro vítaná miminka jsou zde připraveny malé dárky, pro rodiče blahopřání od zástupců města a také je přítomen fotograf. Rodiče, kteří se nemohou z jakýchkoliv důvodů se svým děťátkem této akce zúčastnit, si můžou telefonicky nebo osobně u kontaktní osoby určit náhradní termín, aby nebyli o tuto událost ochuzeni.
V oznámení o narození dítěte, které zasílá zdravotnické zařízení, v němž byl porod ukončen, je uveden kromě data narození také přesný čas narození a porodní hmotnost a délka dítěte. Tato listina je po ukončení kalendářního roku, ve kterém narození proběhlo, uložena u nadřízeného orgánu, v našem případě u Krajského úřadu Ústeckého kraje. V průběhu roku narození lze požádat o vydání potvrzení o těchto skutečnostech přímo u matričního úřadu, poté přímo u Krajského úřadu Ústeckého kraje. Žádost je zpoplatněna částkou 50,- Kč a údaje lze vydat pouze oprávněné osobě, tj. fyzické osobě, které se zápis týká, nebo členům její rodiny, jejím sourozencům a zplnomocněným zástupcům.